Como notario público de Florida, el proceso para apostillar un documento que has notarizado es muy claro y está centralizado. Una apostilla es una certificación que se adjunta a un documento para que sea legalmente reconocido en países extranjeros que son parte del Convenio de La Haya.
Aquí te explico el proceso paso a paso, junto con ejemplos y casos prácticos.
¿Quién Emite la Apostilla en Florida?
En Florida, la única entidad autorizada para emitir una apostilla para un documento notarizado en el estado es la División de Corporaciones del Departamento de Estado de Florida, ubicada en la capital, Tallahassee. Ninguna oficina de notarios o secretario de tribunal en otra ciudad puede emitir la apostilla final.
Proceso para Obtener una Apostilla (para tu cliente)
Como notario, tu función es asegurarte de que tu notarización sea perfecta. Una vez que entregas el documento notarizado, tu cliente (o un servicio de mensajería que contraten) deberá seguir estos pasos.
Paso 1: Preparar los Documentos
- Documento Original Notarizado: Deben tener el documento físico que tú firmaste y sellaste. Es fundamental que tu comisión de notario esté activa y que el texto notarial esté completo y correcto según las leyes de Florida. El texto notarial debe estar en inglés.
- Formulario de Solicitud: Deben completar el “Formulario de Solicitud de Certificado de Apostilla y Notarial” del Departamento de Estado de Florida.
- Pago: Se debe incluir el pago de la tarifa correspondiente.
- Sobre de Devolución: Se debe incluir un sobre con estampillas y su dirección para que el estado les devuelva el documento apostillado.
Paso 2: Enviar la Solicitud
Existen dos maneras de presentar la solicitud: por correo o en persona.
- Por Correo (Método más común):
- Dirección Postal:
Division of Corporations ATTN: Apostille Section P.O. Box 6800 Tallahassee, FL 32314-6800
- Dirección Postal:
- En Persona o por Mensajería:
- Dirección Física:
Division of Corporations ATTN: Apostille Section 2415 N. Monroe Street, Suite 810 Tallahassee, FL 32303
- Dirección Física:
Costos y Pago
- Tarifa Estándal: El costo es de $10 por cada documento que necesita ser apostillado.
- Documentos Judiciales: Si el documento es un certificado de un Secretario del Tribunal (como un acta de divorcio), hay una tarifa adicional de $10 por un “Certificado de Titularidad”, haciendo un total de $20.
- Formas de Pago: Se aceptan cheques o giros postales (money orders) a nombre del “Florida Department of State”. No se acepta efectivo ni tarjetas de crédito por correo.
Puntos Clave para Ti como Notario
- Notarización Perfecta: La razón más común para un rechazo es una notarización incorrecta. Asegúrate de que tu certificado notarial esté completo, que tu sello sea claro, que tu firma coincida con la que tienes registrada y que las fechas sean correctas.
- Texto Notarial en Inglés: El documento principal puede estar en español u otro idioma, pero el texto notarial (notarial wording, por ejemplo, el juramento o el acuse de recibo) debe estar en inglés.
- No Eres Responsable del Proceso: Tu deber es realizar la notarización correctamente. Es responsabilidad de tu cliente presentar el documento para la apostilla. Sin embargo, proporcionar esta guía es un excelente servicio al cliente.
Casos Prácticos y Ejemplos
Caso Práctico 1: Poder Notarial para Uso en el Extranjero
- Escenario: Una persona en Miami necesita enviar un poder notarial a Colombia para vender una propiedad. Te contrata para notarizar su firma en el documento.
- Tu Rol como Notario: Realizas la notarización, asegurándote de que el certificado de acuse de recibo esté completo y en inglés.
- Siguientes Pasos para el Cliente: Tu cliente toma el poder notarial original que tú le entregaste, completa el formulario de solicitud de apostilla, adjunta un cheque por $10 y un sobre de devolución prepagado, y lo envía por correo a la oficina del Departamento de Estado en Tallahassee.
- Resultado: El Departamento de Estado verifica tu comisión de notario, adjunta la apostilla al poder notarial y lo devuelve al cliente en el sobre que proporcionó. Ahora el documento es válido en Colombia.
Caso Práctico 2: Diploma para Estudios en el Extranjero
- Escenario: Un estudiante que se graduó de la Universidad de Florida necesita apostillar una copia de su diploma para que sea aceptado en una universidad en España.
- Tu Rol como Notario: El estudiante no puede pedirte que notarices el diploma directamente. Primero, debe obtener una copia certificada de su diploma de la oficina de registros de la universidad. Luego, tú puedes notarizar una declaración jurada del registrador de la universidad o del propio estudiante, atestiguando que la copia es fiel al original.
- Siguientes Pasos para el Cliente: El estudiante toma la copia del diploma junto con la página de la declaración jurada notarizada y la envía a Tallahassee para la apostilla. La apostilla certificará tu firma como notario.
Caso Práctico 3: El Error Común – Documentos Públicos
- Escenario: Un cliente te trae el acta de nacimiento original de su hijo, emitida por el estado de Florida, y te pide que la notarices para poder apostillarla.
- Tu Rol como Notario: Debes rechazar la notarización. No puedes notarizar un documento público como un acta de nacimiento, matrimonio o defunción.
- Consejo Correcto para el Cliente: Debes explicarle que necesita obtener una copia certificada reciente de la Oficina de Estadísticas Vitales de Florida (Florida Bureau of Vital Statistics). Esa copia certificada, emitida por el estado, es lo que se envía directamente a Tallahassee para la apostilla. La apostilla certificará la firma del funcionario público que emitió el acta, no la tuya.
Resumen de Estudio
- ¿Quién emite la Apostilla?: El Departamento de Estado de Florida en Tallahassee.
- ¿Qué es?: Una certificación para que documentos de Florida sean válidos en países del Convenio de La Haya.
- Proceso para Documentos Notarizados:
- Realizar una notarización impecable (firma, sello, texto en inglés).
- El cliente debe enviar el documento original notarizado.
- El cliente debe completar el formulario de solicitud de apostilla.
- El cliente debe incluir un pago de $10 (cheque o money order).
- El cliente debe incluir un sobre de devolución prepagado.
- Tu Responsabilidad como Notario: Asegurarte de que tu acto notarial sea perfecto según la ley de Florida. El resto del proceso lo realiza el cliente o un servicio de mensajería.
- No Notarizar: Nunca notarices documentos públicos como actas de nacimiento o matrimonio; estos deben ser copias certificadas directamente del organismo emisor.