Cómo solicitar la cancelación de un Número de Identificación del Empleador (EIN) al IRS y cómo saber si ya está cancelado, aquí te lo explico de forma resumida y clara, basado en la información oficial del IRS:
Cómo solicitar la cancelación al IRS del número EIN:
Es importante entender que el IRS no “cancela” o “borra” un EIN una vez asignado. Un EIN es un número de identificación tributaria federal permanente para esa entidad comercial. Lo que puedes hacer es cerrar la cuenta de negocios asociada con ese EIN o desactivarlo, lo que significa que el IRS ya no esperará que presentes declaraciones de impuestos bajo ese número.
Para cerrar o desactivar tu cuenta de negocios del IRS (y dejar inactivo el EIN), debes enviar una carta al IRS.
La carta debe incluir la siguiente información:
- El nombre legal completo del negocio.
- El EIN del negocio.
- La dirección del negocio.
- El motivo por el que deseas cerrar la cuenta o desactivar el EIN.
- Si tienes el aviso de asignación del EIN que te envió el IRS cuando te lo asignaron, se recomienda adjuntar una copia con tu carta.
Antes de enviar la carta, asegúrate de:
- Presentar todas las declaraciones de impuestos necesarias: Debes presentar una declaración final para el año en que cierres tu negocio. El tipo de declaración dependerá de la estructura de tu negocio (por ejemplo, Formulario 1120 para corporaciones C, Formulario 1065 para sociedades, etc.).
- Pagar todos los impuestos adeudados: El IRS no cerrará tu cuenta hasta que hayas cumplido con todas tus obligaciones fiscales.
- Cumplir con otras obligaciones: Esto puede incluir el cuidado de tus empleados (si los tienes), informar pagos a contratistas (Formulario 1099), etc.
- Mantener tus registros: Es crucial guardar tus registros fiscales y de empleo durante varios años después de cerrar tu negocio, ya que el IRS puede requerirlos en el futuro.
¿A dónde enviar la carta?
Las direcciones pueden variar ligeramente dependiendo del tipo de entidad (por ejemplo, organizaciones exentas tienen direcciones específicas). Para la mayoría de los negocios pequeños, la dirección general es:
Internal Revenue Service
Cincinnati, OH 45999
Si tu entidad es una organización exenta, puedes tener una dirección diferente o incluso una opción de fax:
Internal Revenue Service
Attn: EO Entity
Mail Stop 6273
Ogden, UT 84201
O por fax al 855-214-7520.
Se recomienda enviar la carta por correo certificado con acuse de recibo solicitado para tener una prueba de que el IRS recibió tu solicitud.
¿Cómo saber si ya está cancelado (inactivo) tu EIN?
El IRS no suele enviar una notificación de confirmación específica de que tu EIN ha sido “desactivado” o que tu cuenta ha sido “cerrada” a menos que la solicites explícitamente en tu carta.
Para confirmar que tu EIN ya no está activo para el IRS, puedes:
- Llamar al IRS: La forma más directa es llamar a la Línea de Impuestos para Empresas y Especialidades del IRS al 800-829-4933. Un asistente te pedirá información para verificar tu identidad y el estado de tu cuenta de negocios. El horario de atención es de lunes a viernes, de 7 a.m. a 7 p.m. hora del Este.
- Verificar tu cuenta en línea del IRS: Si tienes una cuenta en línea con el IRS, podrías verificar el estado de tus obligaciones fiscales empresariales, lo que podría indicar si el IRS espera más declaraciones bajo ese EIN.
- Monitorear la correspondencia del IRS: Después de enviar tu carta, si no recibes más avisos o solicitudes de presentación bajo ese EIN en los períodos siguientes, es una buena señal de que la cuenta se ha cerrado.
Consideraciones importantes:
- No solicites un nuevo EIN si el negocio simplemente cambia de nombre o ubicación. El EIN es permanente para la entidad.
- Si la estructura legal de tu negocio cambia significativamente (por ejemplo, de propietario único a corporación o LLC), es posible que necesites un nuevo EIN. El IRS tiene guías específicas sobre cuándo se requiere un nuevo EIN.
- No puedes desactivar un EIN si tu organización exenta solicitó una exención, ha sido cubierta por una resolución sobre un grupo o presentó una declaración informativa.