Como notario público de Texas, el proceso para apostillar un documento que has notarizado es bastante directo. Una apostilla es una certificación que se adjunta a un documento para que sea legalmente reconocido en países extranjeros que son parte del Convenio de La Haya.
Aquí te explico el proceso paso a paso y te doy la información más relevante.
¿Quién Emite la Apostilla?
En Texas, la única entidad autorizada para emitir una apostilla para un documento notarizado en el estado es la Secretaría de Estado de Texas (Texas Secretary of State), ubicada en Austin. Ninguna otra oficina o persona en otra ciudad puede hacerlo.
Proceso para Obtener una Apostilla (Hecho por el Cliente o un Servicio)
Como notario, tu función es asegurarte de que la notarización sea correcta. Una vez que entregas el documento notarizado a tu cliente, él (o un servicio de mensajería contratado por él) deberá seguir estos pasos:
Paso 1: Preparar los Documentos
- Documento Original Notarizado: Deben tener el documento físico que tú firmaste y sellaste. Es crucial que tu comisión de notario esté activa y registrada correctamente con el estado. La Secretaría de Estado verificará tu firma contra los registros que tienen.
- Formulario de Solicitud: Deben completar el Formulario 2102 – Solicitud de Apostilla Universal. Este formulario está disponible en español en el sitio web de la Secretaría de Estado.
- En el formulario, se debe especificar el país en el que se utilizará el documento.
Paso 2: Enviar los Documentos y el Pago
Hay dos maneras de presentar la solicitud: por correo o en persona.
Opción A: Por Correo (Método Común)
- Qué enviar:
- El documento original notarizado.
- El Formulario 2102 completado.
- El pago correspondiente.
- Dirección Postal:
SECRETARY OF STATE Authentications Unit P.O. Box 13550 Austin, TX 78711-3550 - Tiempo de Procesamiento: Los tiempos varían. Actualmente, la Secretaría de Estado está procesando documentos recibidos hace varias semanas. Es importante revisar su sitio web para conocer los tiempos de procesamiento actuales.
Opción B: En Persona (Más Rápido)
- Ubicación:
James Earl Rudder Office Building 1019 Brazos, Room 106 Austin, TX 78701 - Horario: El horario del lobby para visitas sin cita es de 9:00 a.m. a 4:00 p.m., de lunes a viernes. Es recomendable verificar el sitio web por si hay cambios.
- Limitaciones: Para visitas en persona, a menudo hay un límite en la cantidad de documentos que se pueden procesar por persona y por día.
Costos y Pago
- Tarifa Estándal: El costo es de $15 por cada documento que necesita ser apostillado.
- Formas de Pago: Se aceptan cheques personales, giros postales (money orders) y tarjetas de crédito (Visa, MasterCard, Discover), aunque el pago con tarjeta de crédito está sujeto a una pequeña tarifa de conveniencia.
Puntos Clave para Ti como Notario
- Asegúrate de que tu Notarización sea Impecable: La razón más común para el rechazo de una apostilla es un error en la notarización (falta de sello, firma incorrecta, certificado notarial incompleto).
- Firma Registrada: Asegúrate de que la firma que usas en el documento coincida exactamente con la firma que tienes registrada en la Secretaría de Estado.
- No Eres Responsable del Proceso de Apostilla: Tu deber es realizar la notarización correctamente. Es responsabilidad de tu cliente (o de un servicio que ellos contraten) llevar el documento a la Secretaría de Estado para la apostilla. Sin embargo, proporcionarles esta información es un excelente servicio al cliente.
Contacto y Recursos
- Unidad de Autenticaciones de la Secretaría de Estado de Texas:
- Teléfono: (512) 463-5705
- Sitio Web Oficial (para formularios y tiempos de procesamiento):
- Página de Autenticaciones/Apostillas:
https://www.sos.state.tx.us/authinfo.shtml - Formularios:
https://www.sos.state.tx.us/statdoc/statforms.shtml
- Página de Autenticaciones/Apostillas:
En resumen, una vez que has notarizado un documento, el portador del documento debe enviarlo junto con el Formulario 2102 y un pago de $15 a la Secretaría de Estado en Austin para obtener la apostilla.