Volver al curso: Curso de Income Tax para Principiantes
Tomando Información del Cliente (Client Intake Interview)
Cómo entrevistar al cliente y recopilar todo antes de preparar la declaración
En esta lección aprenderás a entrevistar al cliente, recopilar documentos, identificar información faltante, hacer las preguntas correctas y organizar todo antes de comenzar la declaración de Income Tax. El IRS publica las reglas generales en la Publicación 17, la Publicación 501 y las instrucciones del Formulario 1040 — pero el trabajo del preparador empieza mucho antes: en la entrevista.
1¿Por qué se entrevista al cliente?
La entrevista inicial sirve para conocer la situación completa del cliente. Con ella el preparador determina:
El estado civil de presentación correcto
Si el cliente debe presentar declaración
Qué ingresos debe reportar
Qué dependientes puede reclamar
Qué créditos o deducciones podrían aplicar
Si falta documentación
Si hay situaciones especiales que requieren más análisis
Qué formularios o anexos (schedules) serán necesarios
2El flujo de entrevista en 10 pasos
Usa este flujo como plantilla práctica con cada cliente. Toca cada paso para ver qué información recopilar y qué preguntas hacer. Los pasos que ya revisaste se marcan en verde.
3Documentos que el cliente debe traer
Una buena preparación comienza con una buena documentación. Explícale al cliente que traer documentos completos permite una declaración más precisa, reclamar beneficios correctamente y evitar cartas, retrasos o ajustes.
🪪 Documentos personales
💵 Ingresos
🧾 Deducciones y créditos
🛠️ Negocio propio
4Lista de verificación antes de preparar la declaración
El checklist funciona como herramienta de control: confirma los puntos más importantes, organiza el expediente y detecta documentos faltantes antes de comenzar o finalizar. Practica marcando cada punto.
5Lo que suele olvidarse: cartas del IRS y la declaración anterior
Dos fuentes de información que el cliente rara vez trae por iniciativa propia — y que pueden cambiar la declaración.
📬 Cartas del IRS o del estado
Pide y revisa cualquier aviso de saldo pendiente (balance due), carta de verificación de identidad, cambios en créditos, cartas del Marketplace, auditoría o asignación de un IP PIN. No dependas de la explicación verbal: la carta trae el número de aviso, el año y las instrucciones.
- ¿Recibió alguna carta del IRS o del estado?
- ¿Debe impuestos de años anteriores? ¿Tiene un plan de pagos?
- ¿Recibió carta relacionada con identidad? ¿Tiene reembolsos retenidos?
📑 Declaración del año anterior
Sirve para comparar información, identificar dependientes previos, revisar remanentes (carryovers), verificar el AGI o PIN para e-file y detectar formularios que podrían repetirse.
- Estado civil usado, dependientes, dirección, ingresos recurrentes, créditos reclamados.
- Pérdidas arrastradas, depreciación y otros saldos pendientes.
6Cómo identificar señales de alerta
No siempre significan que el cliente actúa mal, pero sí que el preparador debe hacer más preguntas, pedir documentos y analizar con cuidado.
7Cómo hacer buenas preguntas al cliente
Una buena entrevista combina tres tipos de preguntas. Así obtienes información completa, evitas asumir datos y documentas mejor.
💬 Preguntas abiertas
Dejan hablar al cliente y descubren lo que no mencionaría con un sí o no.
☑️ Preguntas cerradas
Confirman datos concretos y ordenan la entrevista.
🔎 Preguntas de verificación
Confirman detalles que afectan créditos, deducciones o estado civil.
8Expediente del cliente y confidencialidad
Un expediente bien organizado protege al cliente, protege al preparador y facilita responder a una carta o auditoría. Y la información que contiene es confidencial.
🗂️ Expediente recomendado
- Identificación
- Tarjetas SSN o ITIN
- Hoja de entrevista
- Documentos de ingresos
- Documentos de dependientes
- Documentos de deducciones
- Documentos de créditos
- Cartas del IRS
- Declaración anterior
- Notas del preparador
- Confirmación de revisión
- Copia de la declaración final
🔒 Seguridad y confidencialidad
Información sensible: SSN, ITIN, fecha de nacimiento, dirección, ingresos, información bancaria, datos de dependientes y cartas del IRS.
9Casos prácticos
Lee la situación, decide qué preguntarías y qué documentos pedirías, y luego despliega la resolución.
Un W-2, dos dependientes y tres cosas que faltan
El cliente llega con su W-2 y dice que reclamará a sus dos hijos. Menciona que este año tuvo seguro médico por el Marketplace. No trae las tarjetas de Seguro Social de los niños, no trae el Formulario 1095-A y no tiene ningún documento que muestre dónde vivieron los niños.
Análisis: sin SSN/ITIN los dependientes no pueden identificarse en la declaración; sin 1095-A no se puede conciliar el crédito del Marketplace; sin prueba de residencia no se puede sustentar Cabeza de Familia ni los créditos por hijos.
- Pedir las tarjetas SSN o cartas ITIN de ambos hijos.
- Pedir el Formulario 1095-A (o que lo descargue de su cuenta del Marketplace).
- Pedir prueba de residencia de los niños: registros escolares, médicos o de la guardería con la dirección.
- Anotar los pendientes en la hoja de entrevista y no finalizar la declaración hasta recibirlos.
"Quiero reclamar a mi sobrino"
Un cliente quiere reclamar a su sobrino como dependiente. En la conversación menciona que el niño vive con su hermana en otra ciudad, pero que él "le manda dinero todos los meses".
Preguntas que debe hacer: ¿Dónde vivió el sobrino durante el año y cuántos meses vivió con usted? ¿Quién pagó la mayor parte de su sustento? ¿Los padres del niño presentan declaración? ¿Alguien más va a reclamarlo?
"No tuve ingresos este año"
La clienta dice que no tuvo ingresos, pero durante la entrevista cuenta que pagó su renta todos los meses, mantiene un carro y viajó dos veces fuera del país. Quiere presentar declaración "para sacar el crédito de los niños".
Análisis: gastos altos sin ingresos declarados es una inconsistencia clásica. Puede haber ingresos no reportados (efectivo, aplicaciones, negocio), ayuda familiar, préstamos u otra explicación — cada una afecta la declaración de forma distinta.
10Actividad: clasifica el ingreso
Durante la entrevista aparecen ingresos de todo tipo. Lee cada situación y elige en qué categoría la clasificarías. Diez situaciones en orden aleatorio.
- La entrevista inicial determina estado civil, obligación de declarar, ingresos, dependientes, créditos, documentos faltantes y formularios necesarios.
- El error del principiante: preparar solo con lo que el cliente trae. Pregunta, verifica y documenta.
- Sigue el flujo de 10 pasos: identificar → estado civil → dependientes → ingresos → deducciones → créditos → seguro médico → pagos → banco → revisar y firmar.
- Cuando un preparador pagado reclama EITC, CTC/ACTC/ODC, AOTC o Cabeza de Familia debe cumplir la diligencia debida (due diligence) y completar el Formulario 8867.
- Nunca transmitas sin el Formulario 8879 firmado; el cliente revisa antes de firmar y es responsable de la información que provee.
- Un solo dígito incorrecto en la cuenta bancaria puede perder un reembolso: verifica número de ruta (routing), cuenta, tipo y titularidad.
- Si falta información, la declaración queda pendiente. No se asume, no se inventa, no se incluye información falsa.
11Repaso Interactivo
Cada intento muestra 15 preguntas al azar de un banco de 70 que cubre toda la lección. Responde, lee la regla, el ejemplo y el porqué, y pide un nuevo repaso para practicar con otras preguntas. No se califica.