Cada temporada de impuestos, miles de familias latinas buscan a alguien de confianza que les prepare su declaración en español. Si quieres trabajar como preparador de impuestos, ya sea por tu cuenta o en una oficina, hay requisitos que debes cumplir ante el IRS y, en algunos estados, ante el gobierno estatal. En este artículo te explicamos cuáles son, paso a paso.
¿Qué hace un preparador de impuestos?
Un preparador de impuestos ayuda a sus clientes a completar y presentar su declaración de impuestos federal y, cuando aplica, la estatal. Su trabajo incluye entrevistar al cliente, revisar sus documentos (como el W-2 o los formularios 1099), elegir el estado civil correcto para declarar, aplicar los créditos y deducciones a los que tiene derecho y transmitir la declaración al IRS.
No necesitas un título universitario para empezar, pero sí necesitas preparación y cumplir con los registros que exige la ley. Ese es el punto de partida del Curso de Income Tax en español del Centro Latino de Capacitación.
Requisito 1: el PTIN del IRS
El PTIN (Preparer Tax Identification Number) es tu número de identificación como preparador ante el IRS. Según el IRS, cualquier persona que prepare o ayude a preparar declaraciones de impuestos federales a cambio de un pago debe tener un PTIN válido.
- Cómo se obtiene: en línea, en el sitio del IRS. De acuerdo con el IRS, la mayoría de las personas que lo solicitan por primera vez lo obtienen en unos 15 minutos. También existe el formulario en papel W-12, pero ese trámite tarda alrededor de 6 semanas.
- Costo: el IRS indica que la tarifa actual para obtenerlo o renovarlo es de $18.75.
- Renovación: el PTIN corresponde a cada año de declaraciones, así que debes renovarlo cada año antes de preparar declaraciones de la nueva temporada.
Puedes consultar toda la información oficial en la página del IRS sobre los requisitos del PTIN para preparadores.
Requisito 2: el EFIN para transmitir declaraciones
Si vas a enviar las declaraciones de tus clientes de forma electrónica (lo que se conoce como e-file), necesitas ser un proveedor autorizado de e-file del IRS. Al ser aprobado, el IRS te asigna un EFIN (Electronic Filing Identification Number).
El IRS describe el proceso en tres pasos:
- Entrar a la solicitud de e-file desde los servicios electrónicos del IRS (e-Services), con tu cuenta.
- Completar y enviar la solicitud con los datos de tu negocio y de las personas responsables. Los preparadores que transmiten declaraciones de sus clientes eligen la opción de Electronic Return Originator (ERO).
- Pasar una revisión de idoneidad, que puede incluir una verificación de crédito, de cumplimiento de impuestos y de antecedentes penales. Algunas personas también deben tomarse las huellas digitales con el proveedor autorizado por el IRS.
El IRS advierte que la aprobación puede tardar hasta 45 días desde que envías la solicitud. Por eso conviene hacer el trámite con tiempo, antes de que empiece la temporada. Más detalles en la página oficial para convertirse en proveedor autorizado de e-file.
Requisito 3: lo que pide tu estado
Además de los requisitos federales, algunos estados tienen sus propias reglas para el preparador de impuestos. Los requisitos varían por estado, así que siempre debes revisar la información oficial del estado donde vas a trabajar. Dos ejemplos importantes:
California: registro con CTEC
En California, los preparadores de impuestos se registran con el California Tax Education Council (CTEC). Según CTEC, un preparador registrado debe:
- Completar 60 horas de educación tributaria aprobada antes de registrarse.
- Pasar una verificación de antecedentes del Departamento de Justicia de California (live scan).
- Tener un PTIN del IRS.
- Mantener una fianza (surety bond) de $5,000.
- Completar 20 horas de educación continua cada año y renovar su registro, que abre el 1 de agosto y vence el 31 de octubre.
Puedes revisar los requisitos en la página oficial de CTEC. En el Centro Latino ofrecemos los cursos CTEC de 60 y 20 horas.
Maryland: examen y registro estatal
En Maryland, los preparadores individuales se registran ante el Maryland Board of Individual Tax Preparers. Una de las formas de registrarse es aprobar el examen estatal de preparadores de impuestos. El registro se renueva cada dos años, y en cada renovación el preparador debe completar al menos 16 horas de educación continua, de las cuales 4 deben ser sobre impuestos del estado de Maryland.
Consulta los requisitos de registro y de educación continua en el sitio oficial de Maryland. Si vas a presentar ese examen, te puede servir nuestra preparación para el examen de Income Tax de Maryland.
¿Por dónde empezar?
El orden más práctico para la mayoría de las personas es:
- Prepararte: aprende a hacer declaraciones reales con un curso práctico y con software profesional.
- Sacar tu PTIN en el sitio del IRS.
- Revisar los requisitos de tu estado y cumplirlos antes de cobrar por tu trabajo.
- Solicitar tu EFIN con al menos 45 días de anticipación si vas a abrir tu propio negocio y transmitir declaraciones.
Preguntas frecuentes
¿Necesito un PTIN si solo ayudo a mi familia sin cobrar?
El IRS exige el PTIN a quienes preparan o ayudan a preparar declaraciones federales a cambio de un pago. Si tienes dudas sobre tu caso, consulta la página oficial del IRS sobre el PTIN.
¿Cuánto tarda el IRS en aprobar el EFIN?
Según el IRS, la aprobación de la solicitud de e-file puede tardar hasta 45 días desde la fecha en que la envías.
¿Todos los estados piden una licencia de preparador de impuestos?
No. Solo algunos estados tienen requisitos propios, como California y Maryland. Revisa siempre el sitio oficial del estado donde vas a trabajar.
¿Puedo aprender a preparar impuestos sin experiencia?
Sí. El Curso de Income Tax está diseñado para personas sin experiencia previa, y las primeras lecciones son gratis.